Escritórios e back-office
“Todo mês é a mesma correria nos últimos cinco dias.” A AutomaSYS resolve o que sua equipe refaz na mão todo mês — e responde pela solução continuar de pé.
Dia 22. Metade dos clientes ainda não mandou o documento. Sua equipe passa dois dias cobrando por e-mail e WhatsApp, recebe PDF fora de padrão e planilha com coluna trocada, e o trabalho técnico de verdade acontece no dia 29 — todo mês, há anos.
É dia 22, 16h40. A analista abre a planilha de controle e confere quem ainda não enviou: de 60 clientes, 27 estão pendentes. Ela começa a cobrar — e-mail para uns, WhatsApp para outros, porque cada cliente tem seu canal.
O que chega vem de todo jeito: extrato em PDF escaneado, planilha com a coluna de valor em texto, foto de nota tirada torta. Ela passa dois dias inteiros só transformando isso em coisa lançável.
O trabalho para o qual ela foi contratada — olhar o número e perceber que algo não bate — acontece no dia 29, quando ela já está cansada demais para perceber. Em fevereiro, uma retenção que deveria ter sido apontada em novembro aparece numa notificação.
Aí o custo não é mais hora extra: é multa, mais o cliente perguntando pelo que exatamente ele paga o escritório.
O que entra primeiro
O que costuma ser resolvido
Um por vez, começando pelo que mais dói e dá para medir. O resto da operação continua como está até o primeiro provar resultado.
Coleta de documento do cliente
A cobrança sai sozinha, no calendário certo, pelo canal de cada cliente, e para de sair assim que o documento chega. Sua equipe deixa de ser lembrete humano.
Classificação e leitura de documento
Nota, extrato e recibo lidos e organizados na entrada, com o que não bate virando pendência nomeada. A digitação vira conferência.
Conciliação recorrente
Banco, sistema e lançamento comparados automaticamente, todo dia, com a divergência aparecendo no dia em que nasce — não no fechamento.
Calendário de obrigações
Cada obrigação com prazo, responsável e status próprios, cobrando sozinha quando o prazo se aproxima. Some a planilha-mestra que só uma pessoa sabe manter.
Emissão fiscal
Emissão de nota de serviço conectada ao seu processo, em vez de alguém abrindo o portal e digitando uma a uma. A AutomaSYS opera um emissor próprio ligado ao Emissor Nacional.
Cobrança e régua de recebimento
Vencimento, lembrete, cobrança e baixa rodando sozinhos, com a exceção subindo para uma pessoa. Inadimplência para de depender de quem lembrou de olhar.
Isso é automação de processos no ciclo do fechamento, agentes de IA para ler e classificar documento que chega fora de padrão, e integração de sistemas para o sistema contábil receber sem digitação.
“Cada cliente meu é um caso diferente. A exceção é a regra aqui.”
Em parte. Mas separe as duas coisas: o julgamento é diferente em cada cliente — e é para isso que você tem gente qualificada. O transporte do dado é idêntico em todos: cobrar, receber, converter formato, conferir se bate, lançar. Hoje sua equipe gasta a maior parte do mês nessa segunda parte, e chega na primeira exausta e em cima do prazo. Automatizar não substitui o critério da sua analista. Devolve a ela os dois dias que hoje ela passa renomeando arquivo — e é exatamente naqueles dois dias que a retenção de novembro passaria batida.
Raio-X da Operação
Escolha o processo que sua equipe refaz igual todo mês.
Trinta minutos, sem custo. A conversa é sobre como a sua operação funciona de verdade, e você sai com uma página escrita: qual processo está sangrando mais, quanto ele custa por mês e por onde começar.